Whistleblowing

Regolamento interno in materia di WHISTLEBLOWING

(decreto legislativo 10 marzo 2023, n. 24, pubblicato nella Gazzetta Ufficiale del 15 marzo 2023, che ha recepito la direttiva UE 2019/1937 riguardante "la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione” (cd. disciplina whistleblowing).

Premessa

In linea con la governance aziendale basata su fiducia, trasparenza ed integrità, la Sanmarco Industrial Srl incentiva la collaborazione dei propri lavoratori e di soggetti terzi, ai fini dell’emersione di fenomeni illeciti, fraudolenti o sospetti e di qualsiasi altra irregolarità o condotta non conforme alla legge, alle norme disciplinanti l'attività, i servizi di investimento, la responsabilità amministrativa degli enti, il contrasto al riciclaggio e al finanziamento al terrorismo, nonché alle norme previste dal Codice Etico. A tal fine, conformemente a quanto disposto dalla normativa in vigore, la Società ha redatto il presente Regolamento con l’intento di consentire al Personale dell’azienda e a tutte le Terze Parti che operano direttamente o indirettamente per conto di essa di segnalare violazioni di disposizioni normative che ledono l'interesse pubblico o l’integrità dell’organizzazione, garantendo riservatezza e protezione da qualsiasi forma di discriminazione o ritorsione a chi effettua le segnalazioni e definendo le procedure da seguire per la gestione delle segnalazioni e delle indagini. Inoltre, tale Regolamento integra il Codice Etico della Sanmarco Industrial Srle ogni altra disposizione in materia di prevenzione della criminalità d'impresa. Per questo, la presente disciplina si collega al tema della gestione delle informazioni all’interno degli enti e trova collocazione nell’ambito degli strumenti di controllo interno in funzione di prevenzione delle condotte illecite. Per garantirne la diffusione, il Regolamento è reso facilmente disponibile e consultabile nelle seguenti modalità: 

• pubblicazione sul sito internet

• tramite esposizione nei luoghi di lavoro; 

Scopo e ambito di applicazione 

1. Scopo 

Scopo del presente Regolamento è quello di fornire uno strumento di regolamentazione utile a definire i ruoli e le responsabilità dei soggetti coinvolti nelle attività di ricezione di segnalazioni, nonché le norme comportamentali e le modalità operative di esecuzione dell’attività di gestione delle segnalazioni, in applicazione delle disposizioni normative emanate dai Paesi dell'Unione Europea che abbiano recepito ed attuato la Direttiva UE 2019/1937 riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e ogni altra norma applicata nei Paesi nei quali opera l’azienda. E’ infatti obiettivo di tale Regolamento quello di disciplinare i principi e le regole cui deve attenersi la Società nella gestione delle segnalazioni, ispirati alla garanzia della riservatezza ed alla protezione del soggetto segnalante da qualsiasi forma di discriminazione o ritorsione, oltre al rispetto delle disposizioni normative in materia di protezione dei dati personali. In particolare, la presenta normativa ha l’obiettivo di definire: 

• chi sono i soggetti che possono effettuare una segnalazione e le forme di tutela previste nei confronti degli stessi; 
• gli organi e le funzioni coinvolte nella gestione delle segnalazioni, descrivendo i relativi ruoli e responsabilità; 
• i canali posti a disposizione del segnalante volti a denunciare presunte anomalie o violazioni effettuate da dipendenti, membri degli organi sociali o terzi; 
• il perimetro oggettivo e il contenuto della segnalazione; 
• le modalità di gestione della segnalazione; 
• le modalità di comunicazione al segnalante e al segnalato sullo stato di avanzamento della valutazione della segnalazione; 
• le modalità di conservazione e archiviazione dei documenti. 

I soggetti coinvolti nelle attività sopra elencate e meglio descritti nel presente Regolamento sono obbligati ad osservare le norme comportamentali e procedurali definite nel presente documento. Ogni eventuale scostamento dall’effettiva operatività del Regolamento è passibile di sanzione.

• Ambito di applicazione 

Ambito di applicazione soggettivo 

Il presente Regolamento si applica a tutto il Personale della Sanmarco Industrial Srlsia alle Terze Parti che operano direttamente o indirettamente per conto della Società. 

Ambito di applicazione oggettivo 

La Sanmarco Industrial Srl considera segnalazioni rilevanti, ai fini dell’applicazione del presente Regolamento, in via tassativa, comportamenti, atti od omissioni che ledono l’interesse pubblico o l’integrità della Società di cui si sia venuti a conoscenza nel contesto lavorativo, e che consistono in: 

1. violazioni di disposizioni nazionali ed europee che consistono in illeciti riguardanti i seguenti settori: 
2. appalti pubblici; 
3. servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo;

iii. sicurezza e conformità dei prodotti; 

1. sicurezza dei trasporti; 
2. tutela dell’ambiente; 
3. radioprotezione e sicurezza nucleare; 

vii. sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali; 

viii. salute pubblica; 

1. protezione dei consumatori; 
2. tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi 
3. violazioni di disposizioni europee che consistono in: 
4. atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione; 

xii. atti ed omissioni riguardanti il mercato interno;

xiii. atti e comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni degli atti dell’Unione nei settori sopra richiamati 

1. violazioni di disposizioni nazionali che consistono in:

xiv. illeciti amministrativi, contabili, civili o penali;  

1. violazioni di disposizioni interne, quali: 
2. Codice Etico; 

xvi. Contratti collettivi nazionali e, più in generale, della regolamentazione interna (procedure, policy, istruzioni operative, ecc).

Limitazioni del perimetro oggettivo delle segnalazioni 

Sono previste limitazioni del perimetro applicativo dell'ambito oggettivo delle segnalazioni. Va ricordato, anzitutto, che le segnalazioni fondate su sospetti non fondati o voci inerenti fatti personali non costituenti illecito sono escluse dal perimetro del presente Regolamento. Ciò in quanto è necessario sia tenere conto anche dell’interesse dei terzi oggetto delle informazioni riportate nella segnalazione, sia evitare che la Società svolga attività ispettive interne che rischiano di essere poco utili e comunque dispendiose. Nel campo di applicazione del presente Regolamento NON sono comprese, altresì: 

1. le contestazioni, rivendicazioni o richieste legate ad un interesse di carattere personale, che attengono esclusivamente ai propri rapporti individuali di lavoro ovvero inerenti ai propri rapporti di lavoro con le figure gerarchicamente sovraordinate; 
2. alle segnalazioni di violazioni che sono già disciplinate in via obbligatoria dagli atti dell’Unione europea o nazionali riguardanti servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo, sicurezza dei trasporti e tutela dell’ambiente o da quelli nazionali che costituiscono attuazione degli atti dell’Unione europea nei medesimi ambiti (il dettaglio delle normative é contenuto nell'allegato al d.lgs. 24/2023, Parte II);
3. alle segnalazioni di violazioni in materia di sicurezza nazionale, nonché di appalti relativi ad aspetti di difesa o di sicurezza nazionale, a meno che tali aspetti rientrino nel diritto derivato pertinente dell'Unione europea. Un’ulteriore limitazione del perimetro applicativo riguarda specifiche disposizioni nazionali o dell’Unione europea in materia di: 
4. informazioni classificate; 
5. segreto professionale forense e medico; 
6. segretezza delle deliberazioni degli organi giurisdizionali; 
7. materia di procedura penale.

3. Ruoli e Responsabilità

L’emanazione della normativa e il presidio del processo richiede una chiara identificazione di ruoli e responsabilità 

Gestore della segnalazione.

Il Gestore della segnalazione interviene quale Gestore Diretto, responsabile del sistema interno di segnalazione, con il compito di: 

1. a) ricevere, esaminare e valutare la segnalazione; 
2. b) compiere una valutazione preliminare di procedibilità, ammissibilità della segnalazione e della sua apparente (prima facie) fondatezza in considerazione di quanto previsto nell’ambito del presente Regolamento. Esso ha l’obbligo di dare un primo riscontro al Segnalante circa l’accoglimento o il rigetto della Segnalazione, o l'eventuale smistamento alla Funzione interessata; 
3. c) gestire le Segnalazioni, lo svolgimento dell’istruttoria e la chiusura delle indagini: è responsabile del loro esito ed è tenuto a fornire riscontro al Segnalante dell’esito della procedura di segnalazione;
4. d) assicurare il corretto funzionamento delle procedure; 
5. e) riferire direttamente e senza indugio al CDA le informazioni oggetto di segnalazione ove rilevanti. Quale responsabile del sistema interno di segnalazione, ha altresì il compito di redigere una relazione annuale sul corretto funzionamento del sistema interno di segnalazione, contenente informazioni aggregate sulle risultanze dell’attività svolta a seguito delle segnalazioni ricevute e messa a disposizione del personale della Sanmarco Industrial  Srl

Gestore della segnalazione Compliance 

Il Gestore della segnalazione Compliance interviene come Gestore Alternativo (o Funzione di Riserva) qualora il responsabile del sistema interno sia il presunto responsabile della violazione o abbia un potenziale interesse correlato alla segnalazione tale da compromettere l’imparzialità di giudizio.

In questo caso, la Funzione Compliance assumerà i compiti propri del Responsabile del sistema di segnalazione. 

Soggetti segnalanti e altri destinatari delle misure di protezione 

Il Regolamento Whistleblowing distingue due categorie di soggetti cui si dovranno applicare le garanzie e misure di protezione come richiamate nel presente Regolamento: 

1. il whistleblower (o segnalante, in senso stretto), cioè la persona fisica che effettua la segnalazione e la divulgazione pubblica di informazioni sulle violazioni acquisite nell’ambito del proprio contesto lavorativo; 
2. gli altri soggetti che, pur non avendo effettuato direttamente la segnalazione, sono comunque ritenuti meritevoli di protezione. Tutti i soggetti ricompresi nella categoria i) e ii) sono tutelati dalle disposizioni di cui al presente Regolamento. Le tutele ivi previste dovranno essere applicate anche nel caso di segnalazione anonima, qualora venisse successivamente identificato il nome dell'informatore. 

Soggetti segnalanti (whistleblower) 

Tra i soggetti che appartengono alla categoria dei whistleblower che possono effettuare una Segnalazione ai sensi del presente Regolamento, rientrano: 

1. a) lavoratori subordinati e autonomi, nonché collaboratori, liberi professionisti e consulenti che svolgono la propria attività lavorativa presso la Sanmarco Industrial Srl anche durante il periodo di prova; 
2. b) azionisti e membri dell'organo di amministrazione, direzione o vigilanza, inclusi gli amministratori non esecutivi, della società e coloro che esercitano tali funzioni in via di mero fatto; 
3. c) lavoratori autonomi, titolari di un rapporto di collaborazione di cui all'articolo 409 del Codice di procedura civile e all'articolo 2 del decreto legislativo n. 81 del 2015, liberi professionisti e consulenti che prestano la propria attività presso la Società
4. d) tirocinanti, anche non retribuiti, e volontari, che prestano la propria attività presso l’azienda; 
5. e) lavoratori o collaboratori di appaltatori, subappaltatori e fornitori, di ogni società della Sanmarco Industrial  Srl;
6. f) ex dipendenti; 
7. g) candidati ad una posizione lavorativa presso l’azienda, che abbiano acquisito le informazioni sulle violazioni durante il processo di selezione o in altre fasi della trattativa precontrattuale, e che potrebbero subire ritorsioni.

Altri soggetti destinatari delle misure di protezione 

Rispetto agli ulteriori soggetti destinatari delle misure di protezione, sono tutelati dal Regolamento Whistleblowing e meritevoli di protezione anche: 

1. a) i facilitatori; 
2. b) i terzi connessi con le persone segnalanti e che potrebbero rischiare ritorsioni in un contesto lavorativo, quali, colleghi o parenti delle persone segnalanti; 
3. c) gli enti di proprietà della persona segnalante o per la quale essa ha lavorato nonché gli enti che operano nel medesimo contesto lavorativo.
4. I canali di segnalazione e le modalità di segnalazione 

Ai fini dell'applicazione del presente Regolamento Whistleblowing, le segnalazioni possono essere comunicate per mezzo di canali distinti (da utilizzare alle condizioni che verranno di seguito specificate) come di seguito elencati: 

• canale interno alla società; 
• canale esterno, istituito e gestito dall’Autorità Nazionale Competente 

Rimane sempre ferma la possibilità di effettuare denunce all’Autorità Giudiziaria e Contabile. 

Di seguito si fornisce il dettaglio delle procedure per comunicare una segnalazione, in relazione al canale di segnalazione che verrà utilizzato dal segnalante. 

La segnalazione interna: 

La gestione del canale interno di segnalazione è affidata al Sig. Luca De Lellis, soggetto esterno autonomo e specificamente formato. 

La  Sanmarco Industrial Srl individua come canale di segnalazione interna:

- la posta ordinaria (o lettera raccomandata), le comunicazioni dovranno pervenire al seguente indirizzo ReLaw Via Di Pietro Adalgiso, 1 CAP. 66100 Chieti, le buste dovranno riportare la dicitura “Riservata al gestore della segnalazione”. Al momento della ricezione la persona individuata a gestire le segnalazioni deve: 

• garantire la riservatezza dell’identità del segnalante e del contenuto delle buste; 
• procedere all’archiviazione della segnalazione attraverso archivi protetti chiusi a chiave.

- Canale in forma orale e incontro diretto: linea telefoniche al numero 3663199375.  La Sanmarco Industrial Srl utilizza una linea telefonica non registrata. Al momento del contatto telefonico, il Gestore della segnalazione entro 15 giorni fisserà un incontro presso i propri locali. Il personale addetto procederà a redigere un verbale che dovrà essere controfirmato dal segnalante, previa verifica ed eventuale rettifica. Del resoconto sottoscritto deve essere fornita copia al segnalante.

- Cassetta all’interno dei locali aziendali. 

La Sanmarco Industrial Srl procederà ad installare all’interno dei locali, nell’ufficio piano terra, un’apposita cassetta per le segnalazioni, sulla stessa vi sarà riportata la dicitura: segnalazioni Whistleblowing. Potranno accedere alla cassetta solo il personale autorizzato (Gestore Diretto o Gestore Alternativo). 

Per la segnalazione interna deve essere utilizzato l’apposito modulo presente nel sito internet aziendale https://www.sanmarcoindustrial.com nella sezione CONTATTI.

Il modulo è suddiviso in due parti da inserire in due buste chiuse, includendo, nella prima, i dati identificativi del segnalante, unitamente alla copia di un documento di identità; nella
seconda, l’oggetto della segnalazione; entrambe le buste dovranno poi essere inserite in una terza busta riportando, all’esterno, la dicitura “riservata al Gestore delle segnalazioni whistleblowing”.

Si ricorda che la Segnalazione interna dovrà avere come oggetto uno degli ambiti oggettivi rilevanti come riportati nel precedente paragrafo. La Segnalazione deve essere completa ed esaustiva per permettere la verifica della sua fondatezza da parte del Gestore della segnalazione. Il Segnalante, pertanto, ancor più se volesse mantenere il proprio anonimato è tenuto a fornire tutti gli elementi disponibili e utili a consentire al Gestore della Segnalazione e agli istruttori di procedere alle dovute ed appropriate verifiche ed accertamenti a riscontro della fondatezza dei fatti oggetto della Segnalazione, quali, a titolo esemplificativo: 

• le circostanze di tempo e di luogo in cui sono stati commessi i fatti oggetto della segnalazione; 
• una chiara e completa descrizione dei fatti oggetto della segnalazione; 
• le generalità o altri elementi che consentano di identificare il/i soggetto/i che ha/hanno posto in essere i fatti segnalati (ad es. qualifica, sede di servizio in cui svolge l’attività); 
• ogni altra informazione che possa fornire utile riscontro circa la sussistenza dei fatti segnalati 
• l’indicazione di eventuali altri soggetti che possano riferire sui fatti oggetto di segnalazione; 
• gli eventuali documenti a supporto della segnalazione. 

I requisiti sopra descritti non devono necessariamente essere rispettati contemporaneamente, in considerazione del fatto che la persona Segnalante può non essere nella piena disponibilità di tutte le informazioni richieste al momento di invio della segnalazione, ma dovranno poter essere ricostruiti nella fase di istruttoria. I motivi personali o lo status psicologico del Segnalante non rilevano ai fini della presa in carico della Segnalazione.

Qualora la segnalazione venisse presentata ad un soggetto diverso dal Gestore della Segnalazione, come individuato e autorizzato dalla Società, laddove il segnalante dichiari espressamente di voler beneficiare delle tutele in materia whistleblowing o tale volontà sia desumibile dalla segnalazione, la segnalazione è considerata “segnalazione whistleblowing” e va trasmessa, entro sette giorni dal suo ricevimento, al soggetto interno competente, dando contestuale notizia della trasmissione alla persona segnalante. Diversamente, se il segnalante non dichiari espressamente di voler beneficiare delle tutele, o detta volontà non sia desumibile dalla segnalazione, detta segnalazione è considerata quale segnalazione ordinaria. 

5. Destinatari della segnalazione interna 

Il Gestore Diretto (o Soggetto Ricevente) svolge sia la FASE DI PRESA IN CARICO sia la FASE DI VALUTAZIONE, come illustrato nel paragrafo che segue. Per consentire una corretta gestione della segnalazione, viene individuato anche un destinatario alternativo per la ricezione delle segnalazioni (Gestore Alternativo e Funzione di Riserva), che interviene qualora la Segnalazione coinvolga il Ricevente. La persona Segnalante potrà indirizzare la Segnalazione direttamente al Gestore Alternativo di cui si riportano i contatti Ing, Di Lena Luigi, Via Genova 18/20 66041 Atessa ( CH ) tel. 339.1074388

6. Le fasi di gestione della segnalazione 

Nell'ambito della gestione del canale di segnalazione interna, il Gestore Diretto (o il Gestore Alternativo) a cui è affidata la gestione del canale di segnalazione interna, è responsabile della fase di PRESA IN CARICO della segnalazione e svolge le seguenti attività: 

• Entro 7 giorni dalla ricezione, rilascia al Segnalante conferma del ricevimento della segnalazione mediante apposita comunicazione scritta ; 
• Mantiene le interlocuzioni con la persona Segnalante, a cui possono essere richieste, se necessario, integrazioni alla segnalazione; 
• Da diligente seguito alle segnalazioni ricevute, avviando tempestivamente l’analisi preliminare della Segnalazione al fine di verificare la conformità della stessa alle norme applicabili e al presente Regolamento, in particolare valutando l’ammissibilità e la fondatezza dell’esposto. Tale FASE DI PRESA IN CARICO si potrà concludere alternativamente: 

− con l'archiviazione della segnalazione che non rientri nell'ambito oggettivo del presente Regolamento e qualora manchino le condizioni di procedibilità.

oppure

− con l'apertura della FASE DI VALUTAZIONE, finalizzata ad intraprendere ogni più opportuna azione per valutare la sussistenza dei fatti segnalati. Il Gestore Diretto, o il Gestore Alternativo nel caso la segnalazione sia indirizzata al primo, é responsabile della FASE DI VALUTAZIONE, in cui é supportato dai Soggetti istruttori di volta in volta competenti sulla base dell’oggetto della segnalazione (possono essere istruttori, interni o esterni, competenti rispetto alla specifica segnalazione); in entrambi i casi, laddove per dare seguito alla segnalazione si renda necessaria la condivisione di informazioni relative alla segnalazione idonee a rivelare l'identità del Segnalante, il Gestore, prima di procedere alla condivisione di tali informazioni, provvederà a raccogliere un consenso dal Segnalante alla rivelazione della propria identità secondo le modalità indicate al successivo paragrafo Diritto di Riservatezza.

La FASE DI VALUTAZIONE rappresenta l'insieme delle attività finalizzate a verificare il contenuto delle segnalazioni, in cui va garantita la massima riservatezza circa l’identità del Segnalante e l’oggetto della segnalazione. Tale fase ha lo scopo principale di verificare la veridicità delle informazioni sottoposte ad indagine e di formalizzare i fatti accertati, attraverso attività di verifica interna con l’utilizzo di tecniche investigative obiettive ed il supporto delle strutture aziendali competenti ed interessate rispetto al contenuto della Segnalazione. Qualora siano necessarie audizioni del Segnalante (o di altri soggetti interessati, testimoni o periti), le informazioni raccolte e/o i documenti consegnati devono essere archiviati e conservati esclusivamente ai fini della tracciabilità delle operazioni svolte. La FASE DI VALUTAZIONE interna si dovrà concludere con un giudizio circa l’ammissibilità della segnalazione; alternativamente : 

− con l'archiviazione della segnalazione inammissibile che risulti priva di fondamento o non sia stato possibile accertare i fatti o per altri motivi; 

− con la comunicazione ai membri del CDA dell'esito dell'istruttoria interna, mediante trasmissione di un Report riepilogativo delle azioni svolte e delle informazioni assunte, nel caso in cui la segnalazione risulti fondata e i fatti in essa segnalati siano accertati. In tale Report, verrà dato atto: 

▪ delle evidenze raccolte;
▪ delle informazioni assunte;
▪ dei fatti accertati; 
▪ delle azioni intraprese per l'istruttoria; 
▪ eventuali azioni mitigative e/o correttive. 

A seguito della trasmissione del Report, potranno essere definite ed intraprese dalla Società azioni mitigative e/o correttive, oltre a quelle volte a comminare, se del caso, sanzioni disciplinari in linea con quanto previsto dalla normativa applicabile, dai contratti collettivi di lavoro di riferimento e dalle procedure applicabili a tutela degli interessi della Società (ad es. provvedimenti disciplinari, azioni giudiziarie, interruzione del rapporto in essere). Durante la FASE DI VALUTAZIONE, il Gestore Diretto o il Gestore Alternativo continueranno a mantenere rapporti con il Segnalante, informandolo sullo stato di avanzamento dell'istruttoria, almeno con riferimento ai principali snodi decisionali. Entro tre mesi dalla data dell’avviso di ricevimento, il Gestore Diretto o il Gestore Alternativo dovranno fornire un riscontro al Segnalante, informandolo del seguito che viene dato o che si intende dare alla segnalazione. In ogni caso, terminata l'istruttoria, il Gestore Diretto o il Gestore Alternativo comunicheranno al Segnalante l’esito finale della procedura di segnalazione, che consentirà di chiudere la segnalazione, ai fini della corretta conservazione della documentazione.

7. La segnalazione esterna: il canale ANAC

Ove ricorrano specifiche condizioni, il Segnalante può effettuare una segnalazione attraverso un canale esterno. La segnalazione esterna può essere effettuata quando ricorre una delle seguenti condizioni: 

• il canale interno, pur essendo obbligatorio, non è attivo o non è conforme a quanto prescritto dalla legge; ● il Segnalante ha già effettuato una segnalazione interna e la stessa non ha avuto seguito; 
• il Segnalante ha fondati motivi di ritenere che l’Organizzazione non darebbe efficace seguito alla segnalazione interna oppure intravede un rischio concreto di ritorsione in caso di segnalazione interna; 
• la persona Segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse. 

Il ricorso alla segnalazione esterna è, pertanto, residuale, rispetto alla segnalazione interna. È onere della persona segnalante valutare la ricorrenza di una delle situazioni elencate sopra prima di procedere ad effettuare una segnalazione esterna. Le segnalazioni esterne sono effettuate dal Segnalante direttamente all’Autorità Nazionale Anti Corruzione (ANAC), mediante i canali appositamente predisposti. Si tratta di: 

▪ Piattaforma informatica, accessibile al seguente al seguente url: https://servizi.anticorruzione.it/segnalazioni/#/ 

▪ Segnalazioni orali 

▪ Incontri diretti fissati entro un termine ragionevole 

Nel sito istituzionale di ANAC, cliccando il link alla pagina dedicata, si accede al servizio dedicato al “whistleblowing” (https://www.anticorruzione.it/-/whistleblowing), ove si trovano indicazioni chiare e facilmente accessibili relative al canale, ai soggetti competenti cui é affidata la gestione delle segnalazioni, nonché alle procedure.

8. Diritto di riservatezza 

L'identità della persona Segnalante e qualsiasi altra informazione da cui può evincersi, direttamente o indirettamente, tale identità non possono essere rivelate, senza il consenso espresso della stessa persona segnalante, a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alle segnalazioni, espressamente autorizzate a trattare tali dati ai sensi degli articoli 29 e 32, paragrafo 4, del regolamento (UE) 2016/679 e della normativa nazionale in materia di protezione dei dati personali. Si ricorda che la tutela della riservatezza del soggetto Segnalante viene assicurata anche in ambito giurisdizionale e disciplinare. La divulgazione dell'identità della persona Segnalante e di qualsiasi altra informazione o elemento della segnalazione dal cui svelamento si possa dedurre direttamente o indirettamente l'identità del segnalante é ammessa solo qualora ciò rappresenti un obbligo necessario e proporzionato imposto dalla legge applicabile nel Paese di riferimento, nel contesto di indagini da parte delle autorità nazionali o di procedimenti giudiziari, anche al fine di salvaguardare il diritto della difesa della persona coinvolta. In ogni caso, anche laddove la normativa vigente consentisse la possibilità di rivelare l'identità del Segnalante, prima della divulgazione di tali informazioni, è necessario acquisire il suo consenso espresso e comunicargli in forma scritta le motivazioni alla base della necessità di disvelare la sua identità. La Società è altresì tenuta a tutelare l'identità delle persone coinvolte e delle persone menzionate nella segnalazione fino alla conclusione dei procedimenti avviati in ragione della segnalazione nel rispetto delle medesime garanzie previste in favore della persona Segnalante.

9. Divieto di ritorsione 

Il Modello per la gestione delle segnalazioni di violazioni o condotte illecite definito dalla Società impone altresì l’esplicito divieto di adottare qualsiasi forma di ritorsione nei confronti del Segnalante e degli altri soggetti tutelati. Si considera una ritorsione qualsiasi comportamento, atto od omissione, anche solo tentato o minacciato, posto in essere in ragione della segnalazione, che provoca o può provocare alla persona segnalante, in via diretta o indiretta, un danno ingiusto. Si riportano nel seguito alcune fattispecie che costituiscono ritorsioni: 

• il licenziamento, la sospensione o misure equivalenti; 
• la retrocessione di grado o la mancata promozione; 
• il mutamento di funzioni, il cambiamento del luogo di lavoro, la riduzione dello stipendio, la modifica dell'orario di lavoro; 
• la sospensione della formazione o qualsiasi restrizione dell'accesso alla stessa; 
• le note di merito negative o le referenze negative; 
• l'adozione di misure disciplinari o di altra sanzione, anche pecuniaria; 
• la coercizione, l'intimidazione, le molestie o l'ostracismo; 
• la discriminazione o comunque il trattamento sfavorevole; 
• la mancata conversione di un contratto di lavoro a termine in un contratto di lavoro a tempo indeterminato, laddove il lavoratore avesse una legittima aspettativa a detta conversione; 
• il mancato rinnovo o la risoluzione anticipata di un contratto di lavoro a termine; 
• i danni, anche alla reputazione della persona, in particolare sui social media, o i pregiudizi economici o finanziari, comprese la perdita di opportunità economiche e la perdita di redditi; 
• l'inserimento in elenchi impropri sulla base di un accordo settoriale o industriale formale o informale, che può comportare l'impossibilità per la persona di trovare un'occupazione nel settore o nell'industria in futuro; 
• la conclusione anticipata o l'annullamento del contratto di fornitura di beni o servizi; 
• l'annullamento di una licenza o di un permesso; 
• la richiesta di sottoposizione ad accertamenti psichiatrici o medici. 

Per godere della protezione: 

1. a) il Segnalante deve ragionevolmente credere, alla luce delle circostanze del caso concreto e dei dati disponibili al momento della segnalazione, che le informazioni sulle violazioni segnalate siano veritiere. Non sono sufficienti semplici supposizioni o voci di corridoio, così come notizie di pubblico dominio; 
2. b) il soggetto abbia segnalato fatti pur non essendo certo del loro effettivo accadimento o riportando anche fatti inesatti per via di un errore genuino o comunque quando si tratta di sospetti fondati; 
3. c) la segnalazione deve rientrare nell'ambito oggettivo e deve essere stata effettuata sulla base di quanto previsto dalla normativa vigente; 
4. d) deve esserci uno stretto collegamento tra la segnalazione e il comportamento/anno/omissione sfavorevole subito - direttamente o indirettamente dalla persona segnalante. 

Nel caso in cui il Segnalante o un altro soggetto tutelato, di cui al precedente paragrafo 3.1, ritenesse di avere subito una ritorsione, si raccomanda di trasmettere la comunicazione all'Autorità Nazionale Anti Corruzione, competente per gli accertamenti che la legge attribuisce all'Autorità nei modi da questa definiti. È importante, quindi, che chi ha subito una ritorsione non trasmetta la comunicazione a soggetti diversi da ANAC per non vanificare le tutele che la legge garantisce, prima fra tutte, la riservatezza. Tale disciplina non si applica, per definizione, alle segnalazioni anonime essendo preordinata a tutelare il segnalante da rischi di ritorsioni. Tuttavia, essa può trovare applicazione qualora a seguito di una segnalazione anonima venga svelato il nome dell’informatore, che potrà chiedere di avvalersi della tutela prevista dal decreto.

10. Trattamento dei dati personali 

Nell’ambito della gestione delle segnalazioni, la Società tratta i dati personali dei soggetti Segnalanti ed eventualmente di altre categorie di soggetti interessati indicati da questi negli esposti presentati. La Società si configura come autonomo Titolare del trattamento ed assicura il rispetto dei principi fondamentali e degli obblighi derivanti dal Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR): 

• alla luce del principio di «liceità, correttezza e trasparenza», al Segnalante viene resa specifica Informativa sul trattamento dei dati personali, in cui vengono presentate le informazioni principali relative al trattamento (ad es. la finalità, i tempi di conservazione dei dati personali, le basi di liceità del trattamento, le categorie di dati personali trattati ed i soggetti coinvolti nel trattamento), nonché vengono illustrati i diritti del Segnalante e le relative modalità di esercizio; 
• alla luce del principio di «minimizzazione», vengono raccolti esclusivamente i dati personali necessari per il perseguimento delle finalità. In caso di raccolta accidentale di dati non necessari, questi vengono immediatamente cancellati; 
• alla luce del principio della «limitazione della conservazione», le segnalazioni e tutta la documentazione che costituisce la pratica non possono essere utilizzate oltre i termini di conservazione stabiliti internamente: il termine di conservazione è fissato in anni 5 (cinque) dalla comunicazione al Segnalante dell'esito finale della procedura di segnalazione. Gli ulteriori adempimenti posti in essere dalla Società in qualità di titolari sono: 
• il censimento nel registro delle attività di trattamento tenuto dalla Società in qualità di titolare (sulla base dell’art. 30 GDPR);
• l’esecuzione di analisi dei rischi e della valutazione di impatto (DPIA) ai sensi dell’art. 35 GDPR, relativamente al trattamento di gestione delle segnalazioni svolto per il tramite della Piattaforma informatica, necessaria in quanto il trattamento può comportare rischi elevati per i diritti e le libertà delle persone interessate; 
• la designazione dei soggetti autorizzati alla gestione delle segnalazioni (ai sensi dell’art. 29 GDPR);
• redazione procedura per il riscontro a eventuali richieste di esercizio di diritti.

L’informativa completa sul trattamento dei dati viene pubblicata sul sito web al seguente link: www.sanmarcoindustrial.com nella sezione “CONTATTI”.

11. Sanzioni 

La mancata osservanza del presente Regolamento e delle misure di tutela ivi previste comporta la possibilità di applicazione, da parte della Società del proprio sistema disciplinare interno, in linea con quanto previsto dalla normativa giuslavoristica nazionale applicabile e dai contratti collettivi di lavoro di riferimento, ove presenti. La Società si riserva il diritto di intraprendere eventuali iniziative, anche in sede giurisdizionale, nel pieno adempimento delle previsioni normative vigenti ed applicabili. In particolare, il presente Regolamento lascia impregiudicata la responsabilità penale, civile e disciplinare del Segnalante nell’ipotesi di segnalazione calunniosa o diffamatoria, nei casi di dolo o colpa grave. Si segnala che non è punibile la Società o la persona che riveli o diffonda informazioni sulle violazioni coperte dall'obbligo di segreto, o relative alla tutela del diritto d'autore o alla protezione dei dati personali, ovvero riveli o diffonda informazioni sulle violazioni che offendono la reputazione della persona coinvolta, allorché sussistono entrambe le seguenti condizioni: 

• al momento della rivelazione o diffusione vi siano fondati motivi per ritenere che le informazioni siano necessarie per far scoprire la violazione 
• la segnalazione sia stata effettuata nel rispetto delle condizioni previste dalla normativa vigente per beneficiare delle tutele (fondato motivo di ritenere che le informazioni sulle violazioni fossero vere e rientrassero tra le violazioni segnalabili ai sensi della legge; segnalazioni, interne ed esterne, effettuate nel rispetto delle modalità e delle condizioni dettate dalla legge). Oltre alle sanzioni interne all'ente, nei casi espressamente previsti dalla normativa anche ANAC/AAI potrà applicare alle persone fisiche o giuridiche eventuali sanzioni amministrative pecuniarie, come previste dalla normativa vigente e nel rispetto dei propri Regolamenti.

12. Formazione 

L’azienda prevede la definizione di una formazione dedicata alla divulgazione del contenuto del presente Regolamento al fine di assicurare a tutto il personale di conoscere il Modello organizzativo definito dalla Società e la normativa di riferimento. Nello specifico, tale formazione riguarda in primis il personale coinvolto nella gestione delle segnalazioni interne, in qualità di Gestore Diretto (Responsabile Funzione Internal Audit), Gestore Alternativo (Responsabile Funzione Compliance) e, in via generale, a tutto il personale. Tale formazione sarà nuovamente erogata laddove si dovesse rendere necessaria (ad esempio, su richiesta espressa del personale o in caso di variazione dei soggetti che sono coinvolti nella gestione delle segnalazioni). 

13. Adozione del Regolamento e successivi aggiornamenti 

Il presente Regolamento è adottato con delibera del Consiglio di Amministrazione di Sanmarco Industrial srl

, il quale può disporne la revisione all’occorrenza, nel caso di cambiamenti interni rilevanti nonché di nuove disposizioni normative. E' altresì facoltà della Funzione Compliance richiedere aggiornamenti del presente Regolamento per le occorrenze ritenute opportune.

14. Conservazione della documentazione inerente alle segnalazioni 

Le segnalazioni e la relativa documentazione sono conservate a cura del gestore per il tempo necessario al trattamento della segnalazione e comunque non oltre cinque anni a decorrere dalla data della comunicazione dell'esito finale della procedura di segnalazione, nel rispetto degli obblighi di riservatezza di cui all'articolo 12 del D. Lgs. 24/2023 e del principio di cui agli articoli 5, paragrafo 1, lettera e), del regolamento (UE) 2016/679 e 3, comma 1, lettera e), del decreto legislativo n. 51 del 2018.